Zaloguj się
Hot desk w biurze po pandemii. Wady i zalety

Hot desk w biurze po pandemii. Wady i zalety

Hot desk w biurze po pandemii. Wady i zalety

Czym jest hot desk? To system, w którym biurka nie są przypisane do poszczególnych pracowników, tylko osoby zajmują wybrane miejsca spośród wszystkich dostępnych. Pierwszy raz taki model zastosowano już w latach 80. XX w., kiedy to pracodawcy zorientowali się, że niektóre biurka pozostają puste, przez co wynajmują niepotrzebną przestrzeń. Według badań przeprowadzonych w Australii liczba niewykorzystanych biurek może sięgać aż do 40%.

Hot desk nie jest dla każdego 

Nie w każdej branży ten system się sprawdzi. Najczęściej hot desking wprowadzany jest w IT oraz w sektorze zaawansowanej technologii. W tradycyjnych branżach oraz stacjonarnej obsłudze klienta, taki model może być problematyczny szczególnie dla starszych osób, które są przyzwyczajone do tego samego pracownika i miejsca, w którym są obsługiwani.  

Hot desking jako element większej całości 

Przy wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań do biura warto zadbać o to, aby stanowiły one integralny element poprawiający standard pracy. Współdzielenie biurek powinno być połączone ze współdzieleniem miejsc parkingowych. Przy takim podejściu poprawiana jest satysfakcja z pracy w ujęciu holistycznym, a nie tylko w jednym aspekcie.  

Rozwiązania dotyczące współdzielenia miejsc parkingowych oferuje ParkCash. Dlaczego warto wdrożyć ten system na parkingu biurowym? Miejsca parkingowe przestają być przypisane do jednej osoby, zamiast tego są one współdzielone pomiędzy pracownikami za pomocą systemu rezerwacji. W modelu pracy hybrydowej jest to szczególnie przydatne. Jeśli pracownik ma się pojawić w siedzibie firmy, to rezerwuje miejsce parkingowe za pomocą aplikacji. Eliminuje to sytuacje, kiedy osoba przyjeżdża i nie może znaleźć miejsca, pomimo ich dostępności.  

6 zalet hot desków 

  1. Praca hybrydowa – hot desk jest świetnym uzupełnieniem pracy hybrydowej, ponieważ na podstawie liczby zarezerwowanych biurek wiadomo, ile osób przyjdzie do biura, więc lepiej można zaplanować przestrzeń firmową.  
  2. Oszczędność pieniędzy - ten argument najbardziej przemawia do pracodawcy. Wiąże się to z możliwością ograniczenia lub redukcji wynajmowanych przestrzeni biurowca przez firmę.  
  3. Nawiązywanie kontaktów - taki model sprzyja do nawiązywania nowych znajomości szczególnie w większych organizacjach, w których jest zatrudnionych kilkaset pracowników.  
  4. Porządek w biurze – kiedy każdy ma swoje biurko, to część osób gromadzi na nim niepotrzebne dokumenty, pamiątki, czy też swoje ulubione rzeczy. Jednak nie każdy umie zapanować nad ich nadmiarem, co może prowadzić do pewnego bałaganu. Hot desk sprzyja temu, aby panował porządek na biurkach.  
  5. Wybór biurka – pracownicy mają swobodę przy doborze miejsca, przy którym chcą pracować. Chodź wydaje się to pewną błahostką, to są biurka przy których pracuje się “lepiej” albo “gorzej”. Ponadto mając wolność wyboru stanowiska, możemy usiąść przy osobie, z którą lepiej się współpracuje. 
  6. Wdrażanie innowacji – aby móc w pełni efektywnie korzystać z flexy desk, to należy w pełni przenieść zasoby papierowe firmy na dyski komputerów. To powoduje zaś utworzenie procesów, które od razu zobowiązują pracownika do takich czynności. Wdrożenie jednego nowoczesnego rozwiązania z reguły jest początkiem kolejnych usprawnień technologicznych, które mogą zostać wprowadzone.   

6 wad gorących biurek 

  1. Brak miejsca – kiedy firma dynamicznie się rozwija, albo część osób pracuje sezonowo, to może zabraknąć biurek. Nie będzie to wielkim problemem, kiedy można czasowo wygospodarować dodatkową przestrzeń. Natomiast jeśli każdy pokój w biurowcu jest wynajęty, to może się okazać, że brak miejsca jest problematyczny w sprawnym funkcjonowaniu firmy.  
  2. Brak prywatności - nie każda osoba umie się odnaleźć w systemie hot deskingu, są pracownicy, którzy potrzebują kilku prywatnych rzeczy, aby poczuć się bardziej komfortowo w miejscu pracy. Takie rozwiązanie może negatywnie wpływać na produktywność osób. 
  3. Ryzyko zgubienia dokumentów– przy papierowych treściach i przenoszeniu ich pomiędzy stanowiskami zwiększa się ryzyko ich przypadkowego zgubienia. 
  4. Mała liczba rzeczy do przenoszenia – kiedy wdrażamy flexy desk, to należy pamiętać, żeby dodatkowych przedmiotów do przetransportowania pomiędzy stanowiskami nie było za wiele. Najczęściej sprowadza się do samego komputera.  
  5. Dyskomfort psychiczny – nie każda osoba jest ekstrawertykiem i łatwo nawiązuje więzi z nowopoznanymi osobami. U niektórych pracowników nowe otoczenie może generować niepotrzebny stres. Takie osoby lepiej czują się w towarzystwie ludzi, których już znają i im ufają.   
  6. Większa ostrożność - należy pamiętać o możliwej kolejnej fali zachorowań na Covid-19, z tego powodu współdzielone biurka mogą generować niepotrzebne zagrożenie dla zdrowia pracowników. Przy takim rozwoju sytuacji będzie konieczne prowadzenie regularnej dezynfekcji biurek i dbania o wspólne bezpieczeństwo, aby ograniczyć ryzyko zachorowania całych zespołów. 

Hot desk to ewolucja 

Wprowadzenie modelu pracy opartego o hot desk to krok naprzód w zakresie planowania przestrzeni firmowej. Jednak nie wolno zapominać o tym, że to pracownicy powinni czuć się bezpiecznie i komfortowo w pracy. Dlatego przed wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań warto się z nimi skonsultować. Natomiast wszystkie większe zmiany trzeba poprzedzić odpowiednim szkoleniem oraz wyjaśnić, dlaczego konkretne rozwiązania spowodują poprawę miejsca pracy.   

 

Autor

Piotr Nizio
CEO Parkcash
Społecznik i przedsiębiorca. Pasjonuje się nowymi technologiami, które poprawiają jakość życia w wielkim mieście. Współzałożyciel startupu ParkCash. Specjalizuje się w marketingu i budowaniu kanałów sprzedaży. Społecznie angażował się w projekty Stowarzyszenia WIOSNA. Pasjonat zmiany, budowania zespołów i wspierania ludzi w rozwoju. Absolwent UEK Kraków, Chartered Institute of Marketing oraz Studium Teologii Rodziny.

Chcesz poznać szczegółową ofertę?

Zostaw dane, skontaktujemy się z Tobą

Używamy plików cookies w celach analitycznych i marketingowych. Jeśli nie chcesz, aby pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności. Zaloguj się wszystkoociasteczkach.pl.