Hot desk w biurze po pandemii. Wady i zalety

Czym jest hot desk? To system, w którym biurka nie są przypisane do poszczególnych pracowników, tylko osoby zajmują te miejsca spośród wszystkich dostępnych. Pierwszy raz taki model zastosowano już w latach 80. XX w., kiedy to pracodawcy zorientowali się, że niektóre biurka pozostają puste, przez co wynajmują niepotrzebną przestrzeń. Według badań przeprowadzonych w Australii liczba niewykorzystanych biurek może sięgać aż do 40%.  

Hot desk nie jest dla każdego 

Nie w każdej branży ten system się sprawdzi. Najczęściej hot desking wprowadzany jest w IT oraz w sektorze zaawansowanej technologii. W tradycyjnych branżach oraz stacjonarnej obsłudze klienta, taki model może być problematyczny szczególnie dla starszych osób, które są przyzwyczajone do tego samego pracownika i miejsca, w którym są obsługiwani.  

Hot desking jako element większej całości 

Przy wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań do biura warto zadbać o to, aby stanowiły one integralny element poprawiający standard pracy. Współdzielenie biurek powinno być połączone ze współdzieleniem miejsc parkingowych. Przy takim podejściu poprawiana jest satysfakcja z pracy w ujęciu holistycznym, a nie tylko w jednym aspekcie.  

Rozwiązania dotyczące współdzielenia miejsc parkingowych oferuje ParkCash. Dlaczego warto wdrożyć ten system na parkingu biurowym? Miejsca parkingowe przestają być przypisane do jednej osoby, zamiast tego są one współdzielone pomiędzy pracownikami za pomocą systemu rezerwacji. W modelu pracy hybrydowej jest to szczególnie przydatne. Jeśli pracownik ma się pojawić w siedzibie firmy, to rezerwuje miejsce parkingowe za pomocą aplikacji. Eliminuje to sytuacje, kiedy osoba przyjeżdża i nie może znaleźć miejsca, pomimo ich dostępności.  

5 zalet hot desków 

1. Oszczędność pieniędzy - ten argument najbardziej przemawia do pracodawcy. Wiąże się to z możliwością ograniczenia lub redukcji wynajmowanych przestrzeni biurowca przez firmę.  
2. Nawiązywanie kontaktów - taki model sprzyja do nawiązywania nowych znajomości szczególnie w większych organizacjach, w których jest zatrudnionych kilkaset pracowników.  
3. Porządek w biurze – kiedy każdy ma swoje biurko, to część osób gromadzi na nim niepotrzebne dokumenty, pamiątki, czy też swoje ulubione rzeczy. Jednak nie każdy umie zapanować nad ich nadmiarem, co może prowadzić do pewnego bałaganu. Hot desk sprzyja temu, aby panował porządek na biurkach.  
   Wybór biurka – pracownicy mają swobodę przy doborze miejsca, przy którym chcą pracować. Chodź wydaje się to pewną błahostką, to są biurka przy których pracuje się “lepiej” albo “gorzej”. Ponadto mając wolność wybory stanowiska możemy usiąść przy osobie, z którą lepiej się współpracuje. 
4. Wdrażanie innowacji – aby móc w pełni efektywnie korzystać z flexy desk, to należy w pełni przenieść zasoby papierowe firmy na dyski komputerów. To powoduje zaś utworzenie procesów, które od razu zobowiązują pracownika do takich czynności.
5. Wdrożenie jednego nowoczesnego rozwiązania z reguły jest początkim kolejnych usprawnień technologicznych, które mogą zostać wprowadzone.   

5 wad gorących biurek 

1. Brak miejsca – kiedy firma dynamicznie się rozwija, albo część osób pracuje sezonowo, to może zabraknąć biurek. Nie będzie to wielkim problemem, kiedy można czasowo wygospodarować dodatkową przestrzeń. Natomiast jeśli każdy pokój w biurowcu jest wynajęty, to może się okazać, że brak miejsca jest problematyczny w sprawnym funkcjonowaniu firmy.  
2. Brak prywatności - nie każda osoba umie się odnaleźć w systemie hot deskingu, są pracownicy, którzy potrzebują kilku prywatnych rzeczy, aby poczuć się bardziej komfortowo w miejscu pracy. Takie rozwiązanie może negatywnie wpływać na produktywność osób. 
3. Ryzyko zgubienia dokumentów– przy papierowych treściach i przenoszeniu ich pomiędzy stanowiskami zwiększa się ryzyko ich przypadkowego zgubienia. 
4. Mała liczba rzeczy do przenoszenia – kiedy wdrażamy flexy desk, to należy pamiętać, żeby dodatkowych przedmiotów do przetransportowania pomiędzy stanowiskami nie było za wiele. Najczęściej sprowadza się do samego komputera.  
5. Dyskomfort psychiczny – nie każda osoba jest ekstrawertykiem i łatwo nawiązuje więzi z nowopoznanymi osobami. U niektórych pracowników nowe otoczenie może generować niepotrzebny stres. Takie osoby lepiej czują się w towarzyskie ludzi, których już znają i im ufają.   

Hot desk a Covid-19 

Należy również pamiętać o możliwej kolejnej fali zachorowań na Covid-19, z tego powodu współdzielone biurka może generować niepotrzebne zagrożenie dla zdrowia pracowników. Przy takim rozwoju sytuacji będzie konieczne prowadzenie regularnej dezynfekcji biurek i dbania o wspólne bezpieczeństwo, aby ograniczyć ryzyko zachorowania całych zespołów.  

Podsumowanie

 
Czy warto wprowadzić hot desk do swojej firmy? I tak i nie. Wiele zależy od branży, w której działa firma. Natomiast najlepiej zapytać pracowników, czy chcą pracować w takim systemie. Przecież to oni powinni czuć się komfortowo w swojej pracy.